Gestión Documental Secrets

Gestión Documental Secrets

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Seguridad avanzada: Garantiza la protección de los datos sensibles de los empleados con controles de acceso y cifrado.

La gestión documental engloba todos los procesos y acciones que una empresa utiliza para gestionar sus documentos de forma eficiente y segura.

Accesibilidad: Los documentos deben estar disponibles para su consulta por parte de las personas autorizadas en el momento que se necesiten.

De esta forma consiguen desarrollar todo el potencial que permite la centralización de contenido y procesos de negocio.

Gestión centralizada de documentos: organiza y almacena archivos en una plataforma centralizada, facilitando el acceso y la colaboración entre los usuarios autorizados.

La gestión documental es una disciplina essential para la operatividad de cualquier organización en el ámbito contemporáneo. Al implementar un sistema efectivo, no solo se optimizan los procesos internos, sino que se potencia la capacidad de las empresas para adaptarse a un entorno cambiante y garantizar el acceso seguro a la información esencial.

Comparación de Versiones: Herramientas para comparar diferentes versiones de un documento y resaltar los cambios realizados.

Falta de Management: Al transferir la responsabilidad al proveedor, se pierde Handle sobre la ubicación y gestión de los datos. Es importante conocer los acuerdos de nivel de servicio y las medidas de protección del proveedor.

La cantidad exacta depende de las características y la cantidad de almacenamiento requerido e incluye todas las actualizaciones y el mantenimiento. Los principales beneficios que esto implica son:

La versatilidad de la aplicación, que incluye herramientas administrativas, a partir de las cuales se pueden definir roles y cuotas de usuario, el nivel de seguridad de cada documento, el log de actividad y la configuración de tareas.

Seguridad y Cumplimiento: Es esencial asegurar que ambas plataformas, la nube y los sistemas on-premise, cumplan con las políticas de seguridad y las Gestión Documental normativas de la industria.

Dependencia de la Conectividad a Net: El acceso a los documentos depende de una conexión a Web confiable. Si hay interrupciones en el servicio de Web, el acceso a los documentos puede verse afectado.

Adicionalmente, en el caso de desastres como incendios o inundaciones, si utilizamos un sistema de gestión documental basado en la nube, podemos llegar a garantizar que los datos críticos para la empresa se mantengan intactos.

Transparencia informativa: El almacenamiento y acceso a la información y documentación, mediante un SGD implementado en las empresas, permite a los usuarios dentro de un área o con accesos privilegiados monitorear en cualquier momento y de forma inmediata el estatus y/o localización de documentación clave, además de identificar quiénes son los responsables o participantes de la operación o etapa operativa en la que se encuentra.